Der Vertriebsleiter hat 20 Abschlüsse in der Pipeline. Gesamter Vertragswert: 5 Millionen. Die Abschlussquote liegt historisch bei 30 Prozent. Die Prognose sagt, wir schliessen in diesem Quartal 1,5 Millionen ab. Tatsächlicher Umsatz bisher: 200.000. Die Geschwindigkeit der Pipeline sinkt. Warum?
Ohne Vertriebs-Dashboard erfährt der Leiter es erst, wenn das Quartal endet und die Zahlen verfehlt werden.
Mit Vertriebs-Dashboard sieht der Leiter die Pipeline nach Phase und weiss: Die ersten Gespräche sind in diesem Monat um 40 Prozent gesunken, die Angebote um 30 Prozent, die Verhandlungen steigen, laufen aber sehr langsam. Er sieht genau, wo Abschlüsse stocken.
Was du auf Vertriebs-Dashboards verfolgst
Pipeline nach Phase
Abschlüsse in der Akquise. Abschlüsse im Gespräch. Abschlüsse im Angebot. Abschlüsse in der Verhandlung. Abschlüsse kurz vor dem Abschluss. Jede Phase zeigt die Zahl der Abschlüsse und den gesamten Vertragswert. Die Darstellung zeigt die Form eines Trichters. Oben breit (viele Interessenten). Unten schmaler (weniger Abschlüsse). Wenn die Form nicht stimmt (frühe Phase leer oder späte Phase zu breit), ist das Problem sofort sichtbar.
Vertriebsgeschwindigkeit
Wie viele Tage Abschlüsse in jeder Phase verbringen. Historisch: Akquise 5 Tage. Gespräch 10 Tage. Angebot 15 Tage. Verhandlung 20 Tage. Abschluss 5 Tage. In diesem Monat: Akquise 6 Tage (etwas langsam). Gespräch 12 Tage (etwas langsam). Angebot 22 Tage (8 Tage langsamer als normal). Das ist der Engpass. Warum dauern Angebote länger?
Erreichen der Quote
Quote des Teams: 1,5 Millionen in diesem Quartal. Aktueller Umsatz: 400.000. Erreichung: 27 Prozent zur Quartalsmitte (sollten 50 Prozent sein). Im Rückstand. Vertriebsmitarbeiter A: 600.000. Im Plan. Vertriebsmitarbeiter B: 300.000. Die Hälfte der Quote. Vertriebsmitarbeiter C: nicht aufgeführt (keine Abschlüsse). B und C brauchen Hilfe.
Abschlussquote nach Mitarbeiter
A schliesst 35 Prozent der Angebote ab. B schliesst 20 Prozent. C schliesst 15 Prozent. A ist der beste Abschliesser. Wenn C in die Angebotsphase kommt, zeigt sich die niedrige Abschlussquote. Eine Chance für Coaching.
Durchschnittliche Abschlussgrösse nach Mitarbeiter
Durchschnittlicher Abschluss von A: 120.000. Durchschnittlicher Abschluss von B: 40.000. Durchschnittlicher Abschluss von C: 20.000. A bringt grössere Abschlüsse. B und C bringen kleinere. Ist das gewollt? Sollten kleinere Abschlüsse eine andere Vertriebsansprache bekommen?
Erfolgsquote nach Branche
SaaS-Kunden: 40 Prozent Erfolgsquote. Handelskunden: 20 Prozent Erfolgsquote. B2B-Hersteller: 30 Prozent Erfolgsquote. SaaS ist der erfolgreiche Kanal. Lenke mehr Akquise auf SaaS.
Erfolgsquote nach Vertriebsphase
In der Akquise verloren: Interessenten sagen, sie haben kein Interesse. Im Gespräch verloren: Budget nicht genehmigt. Im Angebot verloren: für einen Wettbewerber entschieden. In der Verhandlung verloren: Preis zu hoch. Die meisten Verluste passieren in der Angebotsphase. Zeigt das Angebot den falschen Wert? Verluste in der Verhandlung sind ein Preisthema. Es braucht Verhandlungstraining oder eine Preisanpassung.
Echtes Beispiel: Dashboard für ein SaaS-Vertriebsteam
Quartalsziel
1,5 Millionen Umsatz.
Pipeline-Trichter
Akquise: 30 Abschlüsse mit 500.000 Gesamtwert. Es sollten 9 Abschlüsse zustande kommen (Quote 30 Prozent) = 150.000.
Gespräch: 20 Abschlüsse mit 1,2 Millionen. Es sollten 6 Abschlüsse zustande kommen = 360.000.
Angebot: 8 Abschlüsse mit 600.000. Es sollten 2,4 Abschlüsse zustande kommen (30 Prozent) = 180.000.
Verhandlung: 2 Abschlüsse mit 300.000. Es sollten 0,6 Abschlüsse zustande kommen = 180.000.
Kurz vor dem Abschluss: 1 Abschluss mit 100.000. Es sollte 1 zustande kommen = 100.000.
Erwarteter Umsatz bei normalem Tempo: 150 plus 360 plus 180 plus 180 plus 100 = 910.000. Aber das Ziel sind 1,5 Millionen. Die Pipeline ist zu klein. Du musst mehr Abschlüsse in die Akquise bringen.
Aufschlüsselung nach Vertriebsmitarbeitern
A: 400.000 bereits abgeschlossen. Quote 150.000. Quote schon übertroffen. A einem neuen Markt zuweisen.
B: 150.000 abgeschlossen. Quote 150.000. Im Plan, aber knapp. In der Angebotsphase mit 200.000 Potenzial. Wird die Quote wahrscheinlich knapp übertreffen.
C: 50.000 abgeschlossen. Quote 150.000. Wird die Quote verfehlen, wenn sich nichts ändert. Hat nur 100.000 in der Pipeline. Liegt derzeit bei 33 Prozent des Tempos für die Quote. Kann die Quote nicht schaffen.
Handlungspunkt
C kämpft. Prüfe die Kennzahlen zur Akquise von C. Wie viele Anrufe macht C? Wie viele Termine vereinbart C? Hakt es bei C an der Umsetzung oder an der Aktivität? Wenn die Aktivität niedrig ist, coache C bei der Akquise. Wenn die Aktivität hoch, die Conversion aber niedrig ist, coache C bei der Gesprächsführung.
Häufige Fragen
Wie oft sollte das Vertriebsteam das Dashboard prüfen?
Täglich in den letzten zwei Wochen des Monats. Wöchentlich in den ersten zwei Wochen. Das Monatsende ist die heisse Phase. Der Vertrieb will täglich den Fortschritt zur Quote wissen. Der Monatsanfang dreht sich um Akquise und das Füllen der Pipeline. Eine wöchentliche Prüfung reicht. Passe den Rhythmus an Abschlussgrösse und Vertriebszyklus an. Wenn ein durchschnittlicher Abschluss 6 Monate dauert, reicht eine monatliche Prüfung. Wenn ein durchschnittlicher Abschluss 2 Wochen dauert, ist die tägliche Prüfung wichtig. Mit dem Website-Builder von WEMASY richtest du das direkt auf deiner Website ein.
Sollte das Vertriebs-Dashboard die Leistung einzelner Mitarbeiter oder nur die Teamsummen zeigen?
Beides. Die Teamsummen zeigen, ob das Team die Quote erreicht. Die Einzelwerte zeigen, welche Mitarbeiter Hilfe brauchen. Sei aber vorsichtig, wie du Einzelwerte zeigst. Wenn sie öffentlich sind, kann der Vergleich schwächere Mitarbeiter entmutigen. Zeige Einzelwerte in privaten Berichten an den Leiter. Zeige die Teamsumme in Gruppenmeetings. Transparenz gegenüber Einzelnen, Diskretion in Gruppen.
Wie gehen wir mit Abschlüssen um, die versanden?
Verfolge das Alter der Abschlüsse in jeder Phase. Abschlüsse, die länger als 30 Tage im Angebot stehen, sind versandet. Sie sollten auf verloren, in die Verhandlung oder zurück ins Gespräch verschoben werden. Versandete Abschlüsse sind ein Engpass bei Entscheidungen. Nicht jeder Abschluss sollte zustande kommen. Manche sollten schnell scheitern, damit der Vertrieb weitermachen kann. Lege eine Regel fest: Abschlüsse, die in einer Phase länger als X Tage stehen, müssen aktiv gemacht oder geschlossen werden. Lege X nach deinem Vertriebszyklus fest. Wenn die Angebotsphase im Schnitt 15 Tage dauert, sind 30 Tage das Doppelte des Normalen. Markiere bei 30 Tagen.
Was, wenn unser Vertriebszyklus 6 Monate dauert?
Zeige eine langfristige Pipeline-Prognose. Die Akquise von heute wird zum Umsatz des nächsten Quartals. Zeige den erwarteten Umsatz in 90 Tagen, indem du die Abschlüsse in den frühesten Phasen ansiehst. Zeige den erwarteten Umsatz in 180 Tagen, indem du die gesamte Pipeline ansiehst. Lange Vertriebszyklen brauchen vorausschauende Kennzahlen. Eine Monatsquote ergibt keinen Sinn. Eine Quartals- oder Jahresquote ergibt Sinn. Bei Zyklen von 6 Monaten legst du Jahresziele fest und zeigst den Fortschritt pro Quartal zum Jahresziel.
Sollen wir Daten zu gewonnenen und verlorenen Abschlüssen gegen Wettbewerber im Vertriebs-Dashboard zeigen?
Ja, wenn du sie erfasst. An welchen Wettbewerber haben wir verloren? Wenn wir wiederholt an denselben Wettbewerber verlieren, haben wir ein Wettbewerbsproblem. Wenn wir bei einem wegen des Preises verlieren und bei einem anderen wegen der Funktionen, haben wir klare Handlungspunkte. Aber nur, wenn du diese Daten wirklich sammelst. Rate nicht bei den Wettbewerbern. Verlange vom Vertriebsteam, den Wettbewerber zu erfassen, wenn ein Abschluss verloren geht. Monatlich: Welche Wettbewerber haben am meisten gewonnen? Geh dann auf genau diesen Wettbewerber mit Vertriebstraining oder Produktänderungen ein.
Wie verhindern wir, dass Mitarbeiter die Pipeline manipulieren?
Verbinde Pipeline-Kennzahlen mit dem tatsächlichen Umsatz. Wenn ein Mitarbeiter eine Million in der Pipeline zeigt, aber nichts abschliesst, ist die Pipeline unecht. Verlange, dass der Leiter die Zuordnung zu den Phasen prüft. Wenn ein Abschluss die Kriterien der Phase nicht erfüllt, verschiebe ihn zurück. Beispiel für ein Kriterium: Ein Abschluss darf nur in der Angebotsphase stehen, wenn ein schriftliches Angebot gesendet wurde und der Kunde es erhalten hat. Keine mündlichen Angebote. Wenn ein Mitarbeiter einen Abschluss in die Angebotsphase setzt, aber kein Angebot gesendet hat, schiebt der Leiter ihn zurück ins Gespräch. Transparenz verhindert Manipulation. Verknüpfe ausserdem die Vergütung mit dem abgeschlossenen Umsatz, nicht mit der Grösse der Pipeline.