Du hast diese Woche zwanzig Leads. Du hast Zeit, bei fünf nachzufassen. Bei welchen fünf? Ohne Priorisierung wählst du zufällig. Du nimmst die ersten fünf. Die lautesten fünf. Die, die dein bester Vertriebsmitarbeiter will. Zufall ist falsch.
Warum Priorisierung und Zuweisung wichtig sind
Die Lead-Priorisierung sortiert Leads nach der Wahrscheinlichkeit, dass sie konvertieren. Die heissesten Leads zuerst. Die kältesten zuletzt. Du fasst bei den heissesten fünf nach. Die kältesten fünf betreust du per Nurturing. Die meisten werden zu Verkäufen. Wenige verschwenden deine Zeit. Priorisierung vervielfacht deine Wirkung im Vertrieb.
Die Lead-Zuweisung gibt Leads an die richtige Person. Dein Vertriebsmitarbeiter für Grossunternehmen betreut Leads aus Grossunternehmen. Dein Mitarbeiter für den Mittelstand betreut Leads aus dem Mittelstand. Dein Innendienst betreut kleine Unternehmen. Die richtige Person betreut den richtigen Lead. Die Conversion steigt. Die Kundenzufriedenheit steigt.
Automatische Priorisierung
Scoring ordnet Leads automatisch
Scoring automatisiert die Priorisierung. Leads bewerten sich selbst. Die höchsten Werte steigen nach oben. Die niedrigsten sinken nach unten. Das Vertriebsteam arbeitet von oben nach unten. Kein Nachdenken. Kein Raten. Einfach der Reihe nach arbeiten.
Lead-Warteschlangen anlegen
Richte automatische Regeln ein. Leads mit einem Wert über fünfundsiebzig sind heiss. Sie kommen in die heisse Warteschlange. Leads mit fünfzig bis vierundsiebzig sind warm. Sie kommen in die warme Warteschlange. Leads mit weniger als fünfzig sind kalt. Sie kommen in die kalte Warteschlange. Warteschlangen ordnen Leads. Der Vertrieb arbeitet sie der Reihe nach ab.
Methoden der Zuweisung
Zuweisung im Reihum-Verfahren
Leads kommen an. Du hast drei Vertriebsmitarbeiter. Lead eins geht an A. Lead zwei geht an B. Lead drei geht an C. Lead vier geht an A. Immer reihum. Gleichmässige Verteilung.
Das Reihum-Verfahren ist fair. Alle bekommen gleich viele Leads. Aber es ist nicht optimal. Mitarbeiter A ist vielleicht besser darin, Leads aus Grossunternehmen abzuschliessen. Mitarbeiter B besser im Mittelstand. Zufällige Zuweisung verschenkt Chancen.
Intelligente Zuweisung nach Passung
Besserer Ansatz: nach Passung zuweisen. Mitarbeiter A ist auf Finanzdienstleister spezialisiert. Der Lead ist ein Finanzunternehmen. Weise ihn A zu. Mitarbeiter B ist auf das Gesundheitswesen spezialisiert. Der Lead ist ein Unternehmen aus dem Gesundheitswesen. Weise ihn B zu. Mitarbeiter C ist Generalist. Weise die Übrigen C zu.
Intelligente Zuweisung steigert die Conversion. Spezialisten schliessen mehr ab als Generalisten. Leads an Spezialisten zu geben, steigert den Umsatz.
Zuweisung nach Kapazität
Die Auslastung der Mitarbeiter berücksichtigen
Manche Mitarbeiter schaffen mehr Leads als andere. Mitarbeiter A schliesst dreissig Prozent der Leads ab. Mitarbeiter B zwanzig Prozent. Mitarbeiter C fünfundvierzig Prozent. Mitarbeiter C ist der beste Abschliesser.
Aber Mitarbeiter C ist beschäftigt. Er hat schon zwanzig Leads. Er schafft fünf weitere. Mitarbeiter A ist weniger beschäftigt. Er hat zehn Leads. Er schafft fünfzehn weitere. Weise neue Leads A und B zu. Lass C seine bestehenden Leads abschliessen. Hat C wieder Kapazität, weise ihm wieder Leads zu.
Die Zuweisung nach Kapazität verhindert Engpässe. Sie verhindert, dass dein bester Abschliesser überlastet wird und ausbrennt.
Zuweisung nach Dringlichkeit
Heisse Leads brauchen sofort eine Antwort
Manche Leads sind heiss. Sie brauchen sofort eine Nachverfolgung. Innerhalb von Stunden. Manche Leads sind warm. Sie brauchen eine Nachverfolgung innerhalb eines Tages. Manche sind kalt. Innerhalb einer Woche ist in Ordnung.
Heisse Leads gehen an den, der gerade verfügbar ist. Auch wenn es nicht sein Spezialgebiet ist. Heiss ist heiss. Ein kalter Lead kann auf den Spezialisten warten. Dringlichkeit ändert die Zuweisung.
Regeln für die Zuweisung
Mit regelbasierter Zuweisung automatisieren
Lege Zuweisungsregeln an. Heisse Leads mit Passung zu Grossunternehmen gehen an den Mitarbeiter für Grossunternehmen. Heisse Leads mit Passung zum Mittelstand gehen an den Mitarbeiter für den Mittelstand. Warme Leads mit beliebiger Passung gehen an den Innendienst. Kalte Leads gehen in die Nurture-Automatisierung. Die Regeln laufen automatisch. Keine manuelle Zuweisung.
Regeln verhindern, dass Leads durchs Raster fallen. Regeln verhindern, dass die besten Leads unzugewiesen liegen. Regeln sichern eine rechtzeitige Nachverfolgung.
SLA und Timing der Nachverfolgung
Service-Level-Vereinbarungen festlegen
Lege eine Service-Level-Vereinbarung (SLA) fest. Heisse Leads werden innerhalb von zwei Stunden angerufen. Die E-Mail geht innerhalb einer Stunde raus. Warme Leads werden innerhalb von vierundzwanzig Stunden angerufen. Kalte Leads bekommen innerhalb von vierundzwanzig Stunden eine E-Mail. SLAs schaffen Verantwortung. Du misst die Leistung. Du verbesserst sie.
Die Einhaltung der SLA verfolgen
Verfolge, ob die SLA eingehalten wird. Werden heisse Leads innerhalb von zwei Stunden angerufen? Werden warme Leads innerhalb von vierundzwanzig Stunden angerufen? Ist die Einhaltung niedrig, stimmt etwas nicht. Vielleicht gibt es zu viele Leads. Vielleicht zu wenige Mitarbeiter. Vielleicht sind Mitarbeiter nachlässig. Behebe es.
Lead-Pools und Warteschlangen
Nach Prioritätsstufe ordnen
Lege Lead-Pools an. Heisser Pool. Warmer Pool. Kalter Pool. Nurture-Pool. Jeder Pool hat Verantwortliche. Der Verantwortliche des heissen Pools betreut heisse Leads. Ruft sie an. Schliesst Verkäufe ab. Der Verantwortliche des warmen Pools betreut warme Leads. Der Verantwortliche des kalten Pools betreut kalte Leads. Der Verantwortliche für Nurturing betreut die Automatisierung.
Pools schaffen Verantwortung. Jemand ist für jeden Pool zuständig. Jemand ist dafür verantwortlich, diesen Pool in Conversions zu verwandeln. Klare Zuständigkeit bringt Ergebnisse.
Übergabe vom Marketing an den Vertrieb
Definitionen für Leads abstimmen
Das Marketing erzeugt Leads. Der Vertrieb schliesst Verkäufe ab. Die Übergabe dazwischen ist entscheidend. Das Marketing sagt, der Lead ist heiss. Der Vertrieb sagt, der Lead ist nicht bereit. Dieser Widerspruch schadet dem Vertrauen. Er schadet dem Umsatz.
Nutzt gemeinsames Scoring und gemeinsame Qualifizierung. Marketing und Vertrieb einigen sich darauf, was heiss bedeutet. Das Marketing erzeugt Leads, die dieser Definition entsprechen. Der Vertrieb vertraut den Leads. Die Übergabe läuft glatt. Beide Teams gewinnen.
Die Qualität der Übergabe messen
Miss die Qualität der Übergabe. Bei wie viel Prozent der heissen Leads ruft der Vertrieb innerhalb von zwei Stunden an? Wie viel Prozent der heissen Leads konvertieren? Ist die Conversion niedrig, schickt entweder das Marketing schlechte Leads oder der Vertrieb fasst nicht nach. Finde das Problem. Behebe es.
Häufige Fragen
Was, wenn ich nur einen Vertriebsmitarbeiter habe? Brauche ich trotzdem Regeln für Zuweisung und Priorisierung?
Ja. Auch ein einzelner Mitarbeiter sollte priorisieren. Heisse Leads zuerst. Warme Leads als Zweites. Kalte Leads als Drittes. Auch ein einzelner Mitarbeiter hat begrenzte Zeit. Priorisierung sorgt dafür, dass die Zeit am besten genutzt wird. Die Automatisierung der Priorisierung spart dem Mitarbeiter Zeit, die er für Abschlüsse nutzen kann. Mit dem Website-Builder von WEMASY kannst du das direkt auf deiner Website einrichten.
Soll ich die Einhaltung der SLA messen, wenn ich ein kleines Team ohne formale Verfolgung habe?
Ja. Miss notfalls informell. Haben wir heute heisse Leads angerufen? Haben wir innerhalb von vierundzwanzig Stunden eine E-Mail geschrieben? Wöchentlicher Rückblick mit deinem Team. Messen schafft Verantwortung. Verantwortung bringt Ergebnisse. Auch informelles Messen hilft.
Was soll ich tun, wenn mein Vertriebsmitarbeiter die Regeln zur Zuweisung nicht befolgt und sich Leads selbst zuweist?
Sprich mit ihm. Zeige Daten. Leads, die nach Regeln zugewiesen werden, konvertieren häufiger. Leads, die der Mitarbeiter selbst auswählt, konvertieren seltener. Regeln funktionieren. Selbstauswahl nicht. Erkläre das Warum. Dann halte ihn an die Regeln.
Wie gehe ich mit Leads um, die zwischen die Kategorien fallen? Sie passen weder zu Grossunternehmen noch zum Mittelstand.
Lege eine flexible Kategorie an. Wachstumssegment. Oder Potenzialsegment. Weise sie einem Generalisten zu, der Grossunternehmen und Mittelstand betreut. Oder lege eine eigene Warteschlange für unklare Passung an. Erzwinge keine Passung. Lege eine Kategorie an, wenn nötig.
Soll ich Leads neu zuweisen, wenn der zugewiesene Vertriebsmitarbeiter sie nicht schnell abschliesst?
Gib ihm mindestens dreissig Tage. Vertriebszyklen sind verschieden. Manche schliessen in einer Woche ab. Manche brauchen Monate. Nimm einen Lead nicht weg, nur weil er in Woche eins nicht abgeschlossen wurde. Gibt es aber nach dreissig Tagen keinen Fortschritt, weise ihn neu zu. Eine frische Person hat vielleicht mehr Glück.
Wie viele Leads pro Vertriebsmitarbeiter sind das richtige Verhältnis?
Das hängt von der Länge des Zyklus und der Conversion-Rate ab. Hast du einen Mitarbeiter, sind zehn bis zwanzig heisse Leads eine gute Last. Hast du drei, sind es dreissig bis sechzig heisse Leads. Heisse Leads schliessen meistens ab. Stelle sicher, dass dein Mitarbeiter sie auch wirklich bewegen kann. Zu viele Leads überfordern ihn. Zu wenige lassen ihn leer laufen.