Jemand füllt ein Formular auf dem Handy aus, im Auto vor einem Termin. Er schickt es ab. Die Einsendung kommt im Formular-Tool an. Dein Vertriebsteam soll sie in deinem CRM erhalten. Tut es das? Meistens nicht, weil die beiden Systeme nicht verbunden sind.
Dieser Artikel zeigt, wie die Verbindung von Formular und CRM funktioniert, welche CRM-Systeme sich gut mit Formularen verbinden lassen und wie du alles so einrichtest, dass neue Einsendungen automatisch in deinem CRM landen, ohne dass jemand Daten abtippt.
Was ein CRM ist und warum es wichtig ist
Ein CRM (Customer-Relationship-Management-System) ist die zentrale Anlaufstelle deines Vertriebsteams. Stell es dir als digitalen Aktenschrank vor, in dem du Einträge zu jedem Interessenten und Kunden führst. Ein CRM speichert Kontaktdaten, verfolgt jede ausgetauschte E-Mail, hält jeden Anruf und jedes Meeting fest und zeigt, wo ein Deal im Verkaufsprozess steht.
Wenn ein Interessent ein Formular abschickt, sollte er in deinem CRM zum Kontakt werden. Dein Vertriebsteam sieht im CRM alle Informationen zu dieser Person: die Formulardaten, alle Kontakte, frühere Gespräche. Ohne CRM muss dein Vertrieb mehrere Systeme prüfen oder fragen: "Haben wir von dieser Person schon mal gehört?"
Es gibt viele beliebte CRM-Systeme. Jedes funktioniert etwas anders, aber alle haben denselben Zweck: Kundeninformationen an einer zentralen Stelle.
Warum die Verbindung von Formularen und CRM wichtig ist
Ein CRM (Customer-Relationship-Management-System) ist der Ort, an dem dein Vertriebsteam arbeitet. Es hält jeden Kontakt, jeden Deal und jedes Gespräch mit einem Interessenten fest. Wenn eine Einsendung ankommt, sollte sie automatisch in deinem CRM landen. Ohne diese Verbindung bleiben Einsendungen im Formular-Tool liegen, und dein Vertrieb weiss nicht, dass ein neuer Lead da ist.
Manuelle Dateneingabe bremst. Bis jemand eine Einsendung aus dem Formular-Tool ins CRM kopiert, sind Stunden vergangen. Im Vertrieb zählen Stunden. Je langsamer du antwortest, desto niedriger ist deine Conversion-Rate.
So funktioniert die Verbindung von Formular und CRM
Wenn du ein Formular mit einem CRM verbindest, läuft Folgendes ab: Jemand schickt dein Formular ab. Das Formular-Tool empfängt die Einsendung. Statt dort zu enden, sendet das Formular-Tool die Daten automatisch an dein CRM. Dein CRM empfängt sie und legt einen neuen Kontakt an (oder aktualisiert einen bestehenden Kontakt, falls die Person schon einmal etwas abgeschickt hat). Dein Vertriebsteam sieht den neuen Lead sofort.
Das geschieht in Sekunden. Niemand muss etwas von Hand tun.
Native Integrationen und Workflow-Builder
Es gibt zwei Wege, Formulare mit CRMs zu verbinden.
Native Integrationen
Das Formular-Tool hat eine eingebaute Verbindung zum CRM. Du meldest dich einmal an (mit deinen CRM-Zugangsdaten), ordnest deine Formularfelder den CRM-Feldern zu (das E-Mail-Feld im Formular entspricht dem E-Mail-Feld im CRM), und fertig. Einsendungen fliessen von da an automatisch.
Native Integrationen sind schnell eingerichtet und brauchen keine technischen Kenntnisse. Der Nachteil: Das Formular-Tool muss eine eigene Integration für dein CRM gebaut haben. Wenn nicht, kannst du diesen Weg nicht nutzen.
Workflow-Builder (Automatisierungstools, eigene Webhooks)
Hat dein Formular-Tool keine native Integration mit deinem CRM, kannst du einen Workflow-Builder nutzen. Mit Automatisierungsdiensten baust du "Rezepte" wie "Wenn ein Formular abgeschickt wird, lege einen Kontakt in meinem CRM an". Diese Tools verbinden fast alle Dienste miteinander.
Der Vorteil ist die Flexibilität. Der Nachteil: Es kommt ein weiterer Dienst dazu (die meisten kosten monatlich), und du brauchst Grundkenntnisse bei der Einrichtung.
Wichtige CRM-Integrationen und wie sie funktionieren
All-in-One-Marketing-CRMs
All-in-One-Marketing-CRMs lassen sich nativ mit den meisten gängigen Formular-Tools verbinden. Die Verbindung ist einfach: anmelden, Felder zuordnen, fertig. Viele haben einen grosszügigen kostenlosen Tarif, deshalb bieten viele Formular-Tools eine kostenlose Integration an.
Einsendungen fliessen als Kontakte ins CRM. Existiert die E-Mail-Adresse schon, aktualisiert das CRM den bestehenden Kontakt. Ist sie neu, legt das CRM einen neuen Kontakt an.
Enterprise-CRMs
Integrationen mit Enterprise-CRMs unterscheiden sich je nach Formular-Tool. Manche Tools haben eine native Integration, andere nicht. Wenn deins keine hat, können Workflow-Builder Formulare mit etwas Einrichtung mit dem CRM verbinden.
Einsendungen fliessen in ein Enterprise-CRM meist als Leads (ausser du richtest sie als Kontakte ein). Dein Vertriebsteam sieht sie sofort in seiner Lead-Warteschlange.
CRMs mit Vertriebspipeline
CRMs mit Vertriebspipeline haben mit manchen Formular-Tools native Integrationen und mit anderen nicht. Prüfe den Integrations-Marktplatz deines Formular-Tools, ob dein CRM aufgelistet ist. Wenn ja, ist die Einrichtung meist unkompliziert. Wenn nicht, funktioniert ein Workflow-Builder gut.
Pipeline-CRMs behandeln Einsendungen meist als Personen (Kontakte). Du kannst die Integration so einrichten, dass sie auch Deals anlegt (zum Beispiel "neue Einsendung = neuer Deal mit 0 $ Wert in der frühen Phase").
Andere CRMs (Projekttools, Workspaces, eigene Datenbanken)
Nicht jedes System heisst CRM, aber Formulardaten müssen oft dorthin. Workflow-Builder verbinden Formulare mit fast allem: Projektmanagement-Tools, Datenbanken, eigenen Anwendungen und mehr.
Verbindung von Formular und CRM einrichten: Schritt für Schritt
Schritt 1: Prüfe, ob dein Formular-Tool dein CRM unterstützt
Melde dich in deinem Formular-Tool an und such nach "Integrationen" oder "Verbindungen". Sieh nach, ob dein CRM aufgelistet ist. Wenn ja, klick darauf. Wenn nein, springe zu den Workflow-Buildern.
Schritt 2: Melde dein CRM an
Klick auf die Schaltfläche, um dein CRM zu verbinden. Du wirst aufgefordert, dich in deinem CRM-Konto anzumelden und dem Formular-Tool den Zugriff zu erlauben. Das ist sicher: Du gibst dem Formular-Tool nur die Erlaubnis, Kontakte anzulegen und Daten zu aktualisieren.
Schritt 3: Ordne deine Formularfelder den CRM-Feldern zu
Dein Formular hat Felder wie "Name", "E-Mail", "Unternehmen". Dein CRM hat Kontaktfelder. Du musst dem Formular-Tool sagen, welches Formularfeld zu welchem CRM-Feld gehört. Meist ist das offensichtlich (das Formularfeld "email" gehört zum CRM-Feld "email"). Manchmal musst du genauer sein (das Formularfeld "inquiry_type" gehört zum CRM-Feld "lead_source").
Schritt 4: Teste die Integration
Fülle dein Formular aus und schick eine Testeinsendung ab. Sieh in deinem CRM nach. Taucht ein neuer Kontakt auf? Stehen die Daten in den richtigen Feldern? Wenn ja, bist du fertig. Wenn nein, prüfe die Zuordnung und versuche es noch einmal.
Häufige Probleme bei der Integration und ihre Lösung
Einsendungen kommen nicht im CRM an
Vielleicht wurde die Integration getrennt. CRMs verlangen aus Sicherheitsgründen in regelmässigen Abständen eine neue Anmeldung. Melde dich wieder in deinem Formular-Tool an und verbinde dein CRM neu. Hilft das nicht, trenne die Integration und richte sie komplett neu ein.
Daten stehen in den falschen Feldern
Vielleicht ist deine Feldzuordnung falsch. Prüfe, ob die Formularfelder den richtigen CRM-Feldern zugeordnet sind. Manchmal liegt das Problem darin, dass Formular-Tool und CRM unterschiedliche Feldnamen nutzen. Das Formular-Tool nennt es zum Beispiel "phone_number", das CRM "phone". Dann musst du beide richtig zuordnen.
Es entstehen doppelte Kontakte
Wenn dieselbe Person zweimal etwas abschickt, legt das CRM vielleicht zwei Kontakte an, statt einen zu aktualisieren. Das passiert, wenn das CRM nicht erkennt, dass beide Einsendungen von derselben Person stammen. Meist hilft es, das CRM anhand der E-Mail-Adresse abgleichen zu lassen (ist die E-Mail schon ein Kontakt, wird er aktualisiert, sonst wird ein neuer angelegt). Die meisten CRMs machen das standardmässig, manchmal musst du es aber einrichten.
Manche Einsendungen werden nicht synchronisiert
Erreichen bestimmte Einsendungen dein CRM nicht, prüfe, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Ist ein Feld im CRM Pflicht, in deinem Formular aber optional, und jemand schickt es ohne dieses Feld ab, wird die Einsendung nicht synchronisiert. Mach das Feld entweder auch in deinem Formular zur Pflicht oder erlaube im CRM, dass das Feld leer bleibt.
Fortgeschritten: bedingte Synchronisierung
Du willst nicht immer, dass jede Einsendung ins CRM geht. Vielleicht hast du ein Kontaktformular und ein Formular für Demo-Anfragen. Demo-Anfragen sollen ins CRM. Einsendungen des Kontaktformulars sind vielleicht keine Vertriebs-Leads.
Manche Formular-Tools und Workflow-Builder lassen dich Bedingungen festlegen. Zum Beispiel: "Nur ins CRM synchronisieren, wenn inquiry_type = 'Demo Request'". So bleibt dein CRM sauber, und dein Vertriebsteam spart Zeit, weil es nicht mit Einsendungen überflutet wird, die gar keine Leads sind.
Wie WEMASY sich mit CRM-Systemen verbindet
Die Formulare von WEMASY enthalten native Integrationen mit beliebten CRMs. Verbinde dein CRM-Konto mit wenigen Klicks, ordne deine Felder zu, und Einsendungen werden automatisch synchronisiert. Du kannst auch eine bedingte Synchronisierung einrichten, sodass nur bestimmte Einsendungen in dein CRM gehen. Für CRMs, die nicht in der Liste der nativen Integrationen von WEMASY stehen, unterstützt WEMASY Webhooks und Verbindungen zu Automatisierungstools.
Sieh in deinem WEMASY-Konto nach, welche CRM-Integrationen verfügbar sind, oder wirf einen Blick auf die Preisseite, um zu sehen, welche Funktionen in deinem Tarif enthalten sind.