Bevor du ein Formular-Tool auswählst oder dein erstes Formular startest, musst du verstehen, was nach dem Absenden mit den Daten der Besucher passiert. Wo sie liegen. Wer sie sehen kann. Wie sie geschützt sind. Die meisten gehen davon aus, dass ihr Formular-Tool all das automatisch erledigt. Manchmal stimmt das. Oft nicht.
Dieser Artikel zeigt, wie die Speicherung von Formulardaten tatsächlich funktioniert, welche Sicherheitsfunktionen du von einem Formular-Tool verlangen solltest und welche Compliance-Regeln je nach erfassten Informationen gelten.
Was sichere Speicherung von Formulardaten bedeutet
Sichere Formularspeicherung hat drei Bausteine: Verschlüsselung im Ruhezustand (Daten sind verschlüsselt, während sie gespeichert liegen), Verschlüsselung bei der Übertragung (Daten sind verschlüsselt, während sie zu deinem Server unterwegs sind) und Zugriffskontrollen (nur berechtigte Personen können die Daten lesen).
Die meisten Formulare schaffen die Verschlüsselung bei der Übertragung gut. Die Daten kommen sicher auf deinem Server an. Dann liegen sie aber im Klartext in einer Datenbank. Wer die Datenbank hackt oder als Mitarbeiter Zugriff hat, der ihm nicht zusteht, kann alles lesen. Dann scheitert die sichere Speicherung.
Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung
Beide schützen Daten in unterschiedlichen Phasen. Wenn du den Unterschied verstehst, weisst du, was du wirklich hast.
Verschlüsselung bei der Übertragung
Das ist die Verschlüsselung, die greift, wenn Daten vom Browser des Besuchers zu deinem Server wandern. Liegt dein Formular auf einer HTTPS-Seite (achte auf das Schloss-Symbol neben deiner URL), ist die Verschlüsselung bei der Übertragung aktiv. Die Daten sind während der Übertragung verschlüsselt.
Verschlüsselung bei der Übertragung ist heute Standard. Jedes grosse Formular-Tool, jeder E-Commerce-Checkout, jede seriöse Website nutzt HTTPS. Liegt dein Formular nicht auf HTTPS, behebe das zuerst. Das ist nicht verhandelbar.
Verschlüsselung im Ruhezustand
Das betrifft, was passiert, nachdem die Daten auf deinem Server angekommen sind und in deiner Datenbank gespeichert werden. Sind die Daten in der Datenbank verschlüsselt? Oder liegen sie im Klartext?
Viele Formular-Tools bieten die Option an, aktivieren sie aber nicht standardmässig. Du musst sie einschalten. Manche bieten sie gar nicht an, besonders kostenlose oder günstige Lösungen. Erwähnt ein Formular-Tool die Verschlüsselung im Ruhezustand nicht in seiner Sicherheitsdokumentation, geh davon aus, dass es sie nicht gibt.
Verschlüsselung im Ruhezustand bedeutet: Selbst wenn jemand unbefugt Zugriff auf deine Datenbank erhält, sind die Daten ohne den Schlüssel unlesbar. Das schützt dich, wenn dein Hosting-Anbieter kompromittiert wird, wenn ein unehrlicher Mitarbeiter auf die Datenbank zugreift oder wenn ein Dritter eine Kopie deiner Daten stiehlt.
So erkennst du, ob deine Formulardaten verschlüsselt sind
Lies die Sicherheitsdokumentation deines Formular-Tools. Achte auf Formulierungen wie „Daten im Ruhezustand verschlüsselt“ oder „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“. Steht dazu nichts in der Dokumentation, schreib dem Support und frag direkt: „Sind Formular-Einsendungen in eurer Datenbank verschlüsselt?“
Das sagen dir die möglichen Antworten:
„Ja, alle Daten sind standardmässig verschlüsselt.“ Das ist gut. Deine Daten sind geschützt.
„Verschlüsselung gibt es als Premium-Funktion.“ Das ist ein Warnsignal. Verschlüsselung sollte Standard sein. Brauchst du Compliance (HIPAA, DSGVO usw.), musst du eventuell upgraden oder das Tool wechseln.
„Wir verschlüsseln Daten mit branchenüblichen Verfahren wie AES-256.“ Das ist ausgezeichnet. AES-256 ist der Goldstandard der Verschlüsselung.
„Wir verschlüsseln im Ruhezustand nicht, haben aber strenge Zugriffskontrollen.“ Das reicht nicht. Zugriffskontrollen helfen, aber Verschlüsselung ist besser. Auch Unternehmen mit strengen Zugriffskontrollen können kompromittiert werden.
Zugriffskontrollen: wer deine Formulardaten sehen kann
Kontrolliere über die Verschlüsselung hinaus, wer auf deine Formular-Einsendungen zugreifen kann. Das betrifft sowohl dein Team als auch die Mitarbeiter des Formular-Tools.
Zugriff deines Teams
Nicht jeder in deinem Team muss alle Einsendungen sehen. Ein Mitarbeiter im Kundenservice sollte die ihm zugewiesenen Einsendungen sehen. Eine Führungskraft sieht vielleicht Berichte und Zusammenfassungen, aber keine einzelnen Formulardetails. Eine Person aus der Buchhaltung sollte nie eine Kontaktformular-Einsendung sehen.
Gute Formular-Tools erlauben es, verschiedene Berechtigungsstufen zu vergeben. Nutze sie. Das Prinzip der minimalen Rechte bedeutet: Jede Person erhält nur Zugriff auf das, was sie für ihre Arbeit braucht.
Zugriff der Mitarbeiter des Formular-Tools
Die Mitarbeiter des Formular-Tools können deine Daten sehen. Die Frage ist, ob sie es sollten. Suche nach Tools, die:
eine klare Datenschutzerklärung haben, die sagt, ob Support-Mitarbeiter je auf Kundendaten zugreifen. Viele Tools haben die Regel, dass sie Kundendaten nur ansehen, wenn du sie bei einem Problem um Hilfe bittest.
Support-Zugriffe protokollieren (greift der Support zur Fehlersuche auf deine Daten zu, wird das protokolliert und du wirst benachrichtigt).
SOC-2-zertifiziert sind, was bedeutet, dass ein Dritter ihre Sicherheitspraktiken geprüft hat.
Datenaufbewahrung: wie lange du Einsendungen behältst
Du musst Einsendungen nicht ewig aufbewahren. Entscheide, wie lange du Daten brauchst, und lösche sie dann automatisch.
Die meisten Unternehmen bewahren Einsendungen ein bis drei Jahre auf. Kontaktformular-Einsendungen vielleicht ein Jahr (lang genug für mögliche Nachfassaktionen). Transaktionsdaten aus dem E-Commerce sollten sieben Jahre aufbewahrt werden (steuerliche und rechtliche Vorgaben). Umfragedaten vielleicht ein Jahr, um Geschäftsentscheidungen zu stützen.
Richte die automatische Löschung ein, wenn dein Formular-Tool sie unterstützt. Wenn nicht, prüfe alte Einsendungen regelmässig von Hand und lösche sie. Das senkt auch dein Sicherheitsrisiko (weniger Daten bedeuten weniger, was bei einem Datenleck offengelegt werden kann).
Prüfe die rechtlichen Vorgaben für deine Branche. Verarbeitest du Gesundheitsdaten, musst du sie eventuell für bestimmte Zeiträume aufbewahren. Verarbeitest du Finanzdaten, können Vorschriften die Aufbewahrung festlegen. Im Zweifel frag einen Anwalt.
Formulardaten sicher sichern
Du solltest deine Formular-Einsendungen regelmässig sichern. Aber Backups selbst können Sicherheitslücken sein, wenn sie nicht richtig behandelt werden.
Wenn du deine Daten sicherst (automatisch über dein Formular-Tool oder manuell per Export), stelle sicher, dass die Backups:
verschlüsselt sind: Backups sollten genauso verschlüsselt sein wie deine Live-Daten.
sicher gespeichert sind: Speicherst du Backups auf eigenen Servern oder im Cloud-Speicher, schütze sie mit einem Passwort und sorge dafür, dass nicht jeder in deiner Organisation Zugriff hat.
von der Live-Umgebung getrennt sind: Wird deine Hauptdatenbank angegriffen, darf das Backup nicht mit betroffen sein. Speichere Backups auf anderen Systemen mit anderen Zugriffskontrollen.
getestet sind: Prüfe regelmässig, ob du aus deinen Backups wirklich wiederherstellen kannst. Ein Backup, das sich nicht wiederherstellen lässt, ist nutzlos.
Compliance-Anforderungen an die Speicherung von Formulardaten
Je nachdem, wo deine Besucher sitzen und in welcher Branche du tätig bist, gelten für dich rechtliche Anforderungen.
DSGVO (Einwohner der EU)
Erfasst du Daten von Einwohnern der Europäischen Union, gilt die DSGVO. Die wichtigsten Anforderungen: Du musst Menschen sagen, welche Daten du erfasst, warum und wie du sie schützt. Du musst sie sicher speichern. Du musst sie auf Verlangen löschen. Du darfst sie nicht länger aufbewahren, als der Zweck der Erhebung es erfordert.
CCPA (Einwohner Kaliforniens)
Einwohner Kaliforniens haben Datenschutzrechte bei der Datenerfassung. Du musst offenlegen, welche Daten erfasst werden, Menschen die Löschung ihrer Daten ermöglichen und sie nicht ohne Erlaubnis verkaufen.
HIPAA (Gesundheitsdaten)
Erfasst du Gesundheitsinformationen, stellt HIPAA strenge Anforderungen: Daten müssen verschlüsselt sein, Zugriffe müssen protokolliert werden, es muss einen Plan zur Meldung von Datenpannen geben und mehr. Das ist nicht optional. Verstösse können zu hohen Bussgeldern führen.
PCI DSS (Zahlungsdaten)
Erfasst dein Formular Kreditkartendaten, verlangt PCI DSS bestimmte Sicherheitsmassnahmen. Die meisten seriösen Formular-Tools speichern keine echten Kreditkartendaten. Sie nutzen Tokenisierung (statt der echten Kartennummer wird ein Referenzcode gespeichert). Frag dein Formular-Tool, ob es PCI-konform ist.
Was du bei Verdacht auf ein Datenleck tust
Entdeckst du unbefugten Zugriff auf deine Formular-Einsendungen, handle schnell:
Umfang klären: Welche Daten wurden offengelegt? Wie viele Datensätze? In welchem Zeitraum?
Leck schliessen: Ändere sofort alle Passwörter. Setze API-Schlüssel zurück. Widerrufe Zugriffstoken. Beseitige die Schwachstelle, die das Leck ermöglicht hat.
Betroffene benachrichtigen: Je nach Vorschriften musst du eventuell alle benachrichtigen, deren Daten offengelegt wurden. Bei der DSGVO meist innerhalb von 30 Tagen, bei HIPAA sofort.
Alles dokumentieren: Halte fest, was passiert ist, wann du es entdeckt hast und was du getan hast. Aufsichtsbehörden wollen das sehen.
So sichert WEMASY Formular-Einsendungen
WEMASY überträgt Formular-Einsendungen per HTTPS und speichert sie mit Zugriff, der an dein Konto gebunden ist. Musst du Einsendungen löschen (für das Recht auf Löschung nach der DSGVO), kannst du sie aus deinem Konto entfernen.
Bei Compliance-Anforderungen prüfe die Funktionen deines Tarifs oder wende dich an den Support. Mehr zu Datensicherheit und Datenschutz findest du in deinem WEMASY-Konto, oder sieh dir die Preisseite an, um zu sehen, welche Sicherheitsfunktionen in jedem Tarif enthalten sind.