Du füllst ein Formular aus und hörst nichts zurück. Keine Bestätigung. Keine E-Mail. Kein "Wir haben deine Nachricht erhalten." Du hast keine Ahnung, ob es geklappt hat. Du hast ins Leere geschickt. Jetzt schickst du ein anderes Formular ab und bekommst sofort eine E-Mail: "Danke. Wir haben deine Nachricht erhalten." Plötzlich fühlst du dich sicher. Du weisst, dass es jemanden erreicht hat.
Dieser Unterschied, zwischen Unsicherheit und Gewissheit, ist es, was E-Mail-Automatisierung bewirkt. Dieser Artikel zeigt, wie du Besuchern nach dem Absenden automatisch eine Bestätigungs-E-Mail schickst, wie du dein Team über neue Einsendungen benachrichtigst und wie du mit E-Mails mehr Abschlüsse und mehr Vertrauen erreichst.
Was E-Mail-Automatisierung bei Formularen leistet
E-Mail-Automatisierung bei Formularen heisst: E-Mails werden nach einer Einsendung automatisch verschickt. Zwei Arten sind üblich:
Bestätigungs-E-Mails an den Besucher: "Danke für deine Nachricht. Wir haben sie erhalten und melden uns innerhalb von 24 Stunden."
Benachrichtigungs-E-Mails an dein Team: "Neue Einsendung des Kontaktformulars von Jane Smith: jane@example.com. Nachricht: [Details der Einsendung]."
Beide haben ihren Zweck. Bestätigungs-E-Mails beruhigen den Besucher, weil etwas passiert ist. Benachrichtigungs-E-Mails alarmieren dein Team, damit es antworten kann.
Warum Bestätigungs-E-Mails wichtiger sind, als du denkst
Eine Bestätigungs-E-Mail leistet zwei Dinge:
Sie zeigt dem Besucher, dass seine Einsendung funktioniert hat. Ohne sie weiss er es nicht. Das führt zu doppelten Einsendungen, zu Support-Mails mit der Frage "Habt ihr mein Formular erhalten?" und zu verlorenem Vertrauen.
Sie setzt Erwartungen. Mit einer Bestätigungs-E-Mail sagst du, wie lange es bis zur Antwort dauert. "Wir antworten innerhalb von 24 Stunden" ist ein Versprechen. Halte es. Sagst du 24 Stunden und antwortest nach 2, freut sich der Besucher. Sagst du 24 Stunden und brauchst eine Woche, ist er verärgert.
Arten von Formular-E-Mails
Bestätigungs-E-Mails
Sie gehen sofort nach dem Absenden raus. Sie sollten kurz und beruhigend sein. Nimm auf:
Eine Dankesnachricht. Die Bestätigung, dass die Einsendung eingegangen ist. Wann sie mit einer Antwort rechnen können. (Optional) Eine Zusammenfassung dessen, was sie abgeschickt haben. (Optional) Nächste Schritte oder hilfreiche Infos.
Halte die E-Mail kurz. Ein oder zwei Absätze. Die meisten Leute überfliegen E-Mails. Lange Bestätigungs-E-Mails bleiben ungelesen.
Benachrichtigungs-E-Mails an dein Team
Sie gehen an dein Team oder an dich, wenn eine Einsendung eintrifft. Sie sollten alle wichtigen Informationen enthalten, damit dein Team weiss, was zu tun ist:
Name, E-Mail und Telefonnummer des Besuchers (falls erfasst). Was er abgeschickt hat (zum Beispiel ein Nachrichtenfeld). Welches Formular er abgeschickt hat (bei mehreren Formularen). Ein direkter Link zur vollständigen Einsendung in deinem Formular-Tool.
Diese E-Mails sind für den internen Gebrauch. Mach sie ausführlich. Dein Team braucht alle Informationen, um schnell zu antworten.
Bedingte E-Mails
Manche Formular-Tools lassen dich je nach Einsendung unterschiedliche E-Mails senden. Zum Beispiel: Wählt jemand "Verkaufsanfrage", bekommt er eine Bestätigungs-E-Mail für den Verkauf. Wählt er "Technischer Support", bekommt er eine Bestätigungs-E-Mail für den technischen Support.
Diese Personalisierung macht das Erlebnis relevanter. Besucher haben das Gefühl, dass ihr konkretes Anliegen bearbeitet wird und sie keine allgemeine Automatik-Antwort bekommen haben.
So richtest du E-Mail-Automatisierung für Formulare ein
In deinem Formular-Tool
Die meisten Formular-Tools haben E-Mail-Automatisierung eingebaut. Melde dich in deinem Formular-Tool an. Öffne das Formular. Such nach den Einstellungen für "E-Mail" oder "Automatisierungen". Du solltest diese Optionen sehen:
Bestätigungs-E-Mail an den Absender senden. Benachrichtigungs-E-Mail an [deine E-Mail-Adresse] senden. Betreff und Nachricht der E-Mail anpassen.
Viele Formular-Tools haben Vorlagen, sodass du nicht bei null anfangen musst. Wähle eine Vorlage, passe sie an deine Marke an und speichere.
Die Automatisierung testen
Teste die E-Mail-Automatisierung, bevor du sie aktivierst. Schick ein Testformular ab und prüfe, ob du sowohl die Bestätigungs- als auch die Benachrichtigungs-E-Mail erhältst. Kommt eine davon nicht an:
Prüfe, ob die E-Mail-Adresse stimmt. Prüfe deinen Spam-Ordner (automatische E-Mails landen manchmal dort). Prüfe in den E-Mail-Einstellungen des Formular-Tools, ob die Automatisierung aktiviert ist.
Häufige Probleme bei der E-Mail-Automatisierung
E-Mails werden nicht gesendet
Die häufigste Ursache: Die E-Mail-Einstellungen des Formular-Tools sind deaktiviert oder falsch eingerichtet. Öffne das Formular noch einmal und prüfe die Einstellungen der E-Mail-Automatisierung. Ist der Schalter auf "an"? Stimmt die Empfängeradresse? Gibt es eine Test-Schaltfläche, mit der du eine Test-E-Mail senden kannst?
E-Mails landen im Spam
Landen deine Bestätigungs-E-Mails im Spam-Ordner der Besucher, ist das ein Problem der Zustellbarkeit. Das Formular-Tool sendet die E-Mails, aber der E-Mail-Anbieter des Empfängers hält sie für Spam.
Um die Zustellbarkeit zu verbessern, nutze eine Absenderadresse, die zu deiner Domain passt. Lautet deine Website zum Beispiel example.com, sende Bestätigungs-E-Mails von noreply@example.com und nicht von einer allgemeinen No-Reply-Adresse. Eine passende Domain signalisiert Seriosität.
E-Mails enthalten sensible Informationen
Erfasst dein Formular Passwörter, Zahlungsdaten oder andere sensible Daten, nimm sie nicht in Benachrichtigungs-E-Mails auf. Dein Team muss keine Klartext-Passwörter sehen. Das Formular-Tool sollte sensible Daten entweder nicht in die E-Mail aufnehmen oder automatisch maskieren (zum Beispiel nur die letzten 4 Ziffern einer Kreditkartennummer zeigen).
Bewährte Praxis für Bestätigungs-E-Mails
Nenne eine klare Antwortzeit: Sag dem Besucher, wann er mit einer Antwort rechnen kann. "Wir antworten innerhalb von 24 Stunden" ist besser als gar keine Frist.
Mach es persönlich: Wenn du den Namen hast, nutze ihn. "Hallo Jane" wirkt besser als "Hallo".
Halte es kurz: Drei oder vier Sätze. Bestätigungs-E-Mails sind nicht der Ort für Werbung oder Verkaufsbotschaften.
Füge bei Bedarf einen Handlungsaufruf ein: Wenn der Besucher als Nächstes etwas tun soll, sag es ihm. "Bei Fragen antworte einfach auf diese E-Mail."
Gib ihr deine Marke: Nutze dein Logo, deine Farben und deinen Tonfall, damit sie von dir kommt und nicht von einem allgemeinen Formular-Tool.
Bewährte Praxis für Benachrichtigungs-E-Mails ans Team
Nimm den ganzen Kontext auf: Dein Team sollte sich nicht im Formular-Tool anmelden müssen, um die Details zu sehen. Setze die Informationen der Einsendung in die E-Mail.
Mach sie leicht überfliegbar: Nutze Zeilenumbrüche und Formatierung, damit die E-Mail auf einen Blick lesbar ist.
Füge einen direkten Link ein: Verlinke die vollständige Einsendung in deinem Formular-Tool. Dein Team sollte mit einem Klick am richtigen Ort sein.
Sende nicht zu oft: Bei hohem Formularvolumen und einer Benachrichtigung pro Einsendung überflutest du dein Postfach. Erwäge bei Formularen mit vielen Einsendungen eine tägliche Zusammenfassung ("hier sind alle Einsendungen von heute") statt einzelner E-Mails.
Fortgeschrittene Automatisierung: bedingte E-Mails je nach Antworten
Manche Formular-Tools lassen dich je nach Eingabe des Besuchers unterschiedliche E-Mails senden. Hat dein Formular bedingte Felder, kannst du auch bedingte E-Mails senden.
Beispiel: Dein Formular fragt "Für welches Produkt interessierst du dich?" Wählt jemand "Produkt A", bekommt er eine Bestätigungs-E-Mail zu Produkt A. Wählt er "Produkt B", bekommt er eine andere Bestätigungs-E-Mail zu Produkt B.
Das erfordert etwas mehr Einrichtung, macht das Erlebnis aber für jeden Besucher deutlich relevanter.
Wie WEMASY mit Formular-E-Mails umgeht
WEMASY sendet Besuchern nach dem Absenden deines Formulars automatisch Bestätigungs-E-Mails. Du kannst Betreff, Nachricht und Absenderadresse anpassen. Du kannst auch Benachrichtigungs-E-Mails für dein Team einrichten, sodass dein Postfach Meldungen erhält, wenn neue Einsendungen eintreffen. Bestätigungs- und Benachrichtigungs-E-Mails lassen sich anpassen oder deaktivieren, wenn du sie nicht willst. WEMASY unterstützt ausserdem bedingte E-Mails, sodass verschiedene Besucher je nach Einsendung unterschiedliche Bestätigungen erhalten.
Richte die E-Mail-Automatisierung in den Formulareinstellungen deines WEMASY-Kontos ein oder wirf einen Blick auf die Preisseite, um zu sehen, welche E-Mail-Funktionen in deinem Tarif enthalten sind.