Wer verschickt heute deine Erinnerungen? Die Rezeption zwischen zwei Anmeldungen, oder niemand, weil der Tag zu voll wurde? Wenn Erinnerungen davon abhängen, wer gerade eine Hand frei hat, hören Kunden mit Nachmittagsterminen oft gar nichts.
Eine App für Terminerinnerungen beendet dieses Glücksspiel. Die Software behält deinen Plan im Blick und sendet Nachrichten zu den Zeiten, die du festlegst. Üblicherweise verbindest du sie mit deinem Buchungskalender, sie zieht die Kontaktdaten der Kunden und nutzt die Vorlagen, die du schon gebaut hast. So nutzt du eine App, ohne einen zweiten Plan zu erzeugen, den dein Team pflegen muss.
Was eine App für Terminerinnerungen leistet
Erinnerungs-Apps sitzen zwischen deinem Kalender und deinen Nachrichtenkanälen. Wenn eine Buchung bestätigt ist, legt die App die Erinnerungen für später in die Warteschlange. Wenn der Auslösezeitpunkt kommt, sendet sie SMS oder E-Mail ohne manuelles Zutun.
Die meiste Erinnerungssoftware protokolliert auch den Zustellstatus. Du siehst, welche Nachrichten angekommen sind, welche nicht zugestellt wurden und welche Kunden über einen Antwortlink bestätigt haben.
Manche Apps sind eigenständig. Andere sind Module in breiteren Planungstools. Eigenständige Apps passen, wenn dein Kalender schon woanders liegt. Integrierte Erinnerungssoftware verringert Synchronisationsfehler, weil Buchungen und Nachrichten dieselbe Datenbank nutzen.
So richtest du eine App für Terminerinnerungen ein
Schritt eins: Verbinde deinen Kalender oder dein Planungssystem. Importiere bestehende Buchungen oder starte neu, damit jeder künftige Termin automatisch in die Erinnerungswarteschlange kommt.
Schritt zwei: Importiere oder prüfe Telefonnummern und E-Mail-Adressen deiner Kunden. Ungültige Nummern verschwenden Sendungen und ärgern Kunden, die nie eine Nachricht bekommen.
Schritt drei: Hinterlege deine Vorlagen aus So erstellst du eine Vorlage für Terminerinnerungen. Ordne die Platzhalter den Feldern der Buchung zu, damit Namen und Zeiten korrekt erscheinen.
Schritt vier: Lege die Sendezeiten fest. Üblich sind zweiundsiebzig Stunden, vierundzwanzig Stunden und zwei Stunden vor dem Beginn. Passe sie an deine No-Show-Muster an.
Schritt fünf: Führe Testbuchungen mit deinen eigenen Kontaktdaten durch. Prüfe Format, Links und Zeitzonen, bevor Kunden echte Nachrichten bekommen.
Erinnerungs-Apps nutzen, ohne Kunden zu überfordern
Begrenze die Zahl der Nachrichten pro Termin. Drei gut verteilte Erinnerungen sind besser als sechs doppelte am selben Morgen.
Beachte Abmeldungen sofort. Kunden, die SMS ablehnen, sollten weiter E-Mails bekommen, wenn sie das wollen, oder gar nichts, wenn sie sich ganz abgemeldet haben.
Prüfe die Berichte jeden Monat. Steigende Raten nicht zugestellter Nachrichten oder sinkende Bestätigungsraten deuten auf müde Vorlagen oder schlechte Kontaktdaten hin.
Erinnerungs-Apps wirken am besten auf dem Fundament aus Was ist Terminplanungssoftware. Wenn du bereit für volle Automatisierung bist, lies als Nächstes Was ist ein automatisches Terminerinnerungssystem.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich eine eigene App für Terminerinnerungen, wenn ich schon Terminplanungssoftware habe?
Viele Planungstools haben Erinnerungen eingebaut. Eine eigene App lohnt sich, wenn dein Kalender an einem Ort liegt und die Nachrichtenfunktionen schwach sind. Vermeide doppelten Versand, indem du Erinnerungen in einem der Systeme abschaltest.
Können Erinnerungs-Apps für denselben Termin SMS und E-Mail senden?
Mehrkanalige Abfolgen sind üblich. Die E-Mail enthält lange Hinweise zur Vorbereitung, während die SMS einen kurzen Anstoss am Termintag liefert. Lass Kunden wenn möglich ihren bevorzugten Kanal wählen, um doppelte Hinweise zu vermeiden.
Wie gehen Erinnerungs-Apps mit verschobenen Terminen um?
Gut integrierte Erinnerungssoftware storniert ausstehende Nachrichten für den alten Termin und plant neue, wenn sich die Buchung ändert. Teste den Ablauf beim Verschieben schon bei der Einrichtung, denn veraltete Erinnerungen verwirren Kunden schnell.
Kann ich Erinnerungs-Apps mit Buchungen von meiner WEMASY-Website nutzen?
Verbinde deinen Erinnerungsablauf mit demselben Kalender, der die Online-Buchungen erhält. Mit WEMASY veröffentlichst du Buchungsseiten über den Website-Builder, sodass Buchungen von der Website in die Erinnerungswarteschlange laufen, die deine App überwacht.
Gibt es rechtliche Regeln für den Versand von SMS-Terminerinnerungen?
Für Werbenachrichten per SMS brauchen Unternehmen in der Regel eine Einwilligung. Für Erinnerungen an bestehende Termine gelten andere Regeln als für Werbung. Dokumentiere die Einwilligung bei der Buchung und nimm Hinweise zur Abmeldung in die Vorlagen auf.
Was sollte ich nach der Einrichtung einer Erinnerungs-App lesen?
Weiter geht es mit So versendest du SMS-Terminerinnerungen für Details zum Versand. Teams im Gesundheitswesen lesen zusätzlich Was ist ein Terminerinnerungssystem für Patienten.