50 Leute haben bei der Einladung zum Workshop auf "Interesse" geklickt. Zwölf haben sich wirklich angemeldet. Am Morgen des Events hast du Mittagessen für dreissig bestellt, weil du von den Vielleicht-Gästen nie etwas gehört hast.
Genau diese Lücke zwischen Interesse und bestätigter Teilnahme schliesst eine RSVP-Erinnerung. Sie ist eine Nachfrage an Menschen, die nicht geantwortet oder nur unverbindlich zugesagt haben, mit der Bitte, vor Abschluss der Planung für Catering, Sitzplätze oder Material mit Ja oder Nein zu antworten. Gut geschriebene Nachrichten sparen Geld und vermeiden peinliche leere Stühle. So schreibst du eine RSVP-Erinnerung, die Antworten bringt.
Was ist eine RSVP-Erinnerung?
Eine RSVP-Erinnerung ist eine Nachricht vor einer Frist für ein Event. Sie richtet sich an Gäste, die ihre Teilnahme nicht bestätigt haben, "Vielleicht" gewählt haben oder sich ohne Zahlung oder Angaben zum Essen angemeldet haben.
Anders als Terminerinnerungen, die einen gebuchten Termin voraussetzen, jagen RSVP-Erinnerungen oft die erste Antwort. Ziel ist eine genaue Teilnehmerzahl, nicht nur das Erscheinen zu einem festen Kalendereintrag.
Als Kanäle kommen E-Mail, SMS und Benachrichtigungen in der App infrage. E-Mail passt am besten zu formellen Events mit vielen Angaben. SMS passt zu kurzen Fristen und lockeren Treffen.
So schreibst du eine RSVP-Erinnerung
Nenne Namen und Datum des Events in der ersten Zeile. Gäste besuchen viele Events. Deins muss erkennbar sein, ohne einen langen Verlauf zu öffnen.
Nenne eine klare Frist. "Bitte antworte bis Donnerstag, damit wir die Sitzordnung festlegen können" schafft Dringlichkeit, ohne aggressiv zu klingen.
Mach das Antworten leicht. Eine Schaltfläche für Ja, eine für Nein. Lange Formulare, die drei Klicks tief versteckt sind, werden abgebrochen. Je leichter die Antwort, desto genauer deine Zahl.
Erkläre, warum die Antwort wichtig ist. "Wir legen die Zahl der Essen fest" oder "Es sind nur noch wenige Plätze frei" gibt Gästen einen Grund zu antworten, der über Höflichkeit hinausgeht.
Schicke eine erste Erinnerung eine Woche vor der Frist und eine letzte 48 Stunden vorher. Zwei Kontakte erreichen die meisten Nachzügler, ohne wie Spam zu wirken.
Beispiele für RSVP-Erinnerungen
E-Mail-Einstieg: "Hi Jordan, wir planen das Frühlings-Netzwerkdinner am 10. April und haben noch keine Zusage von dir. Gib uns bitte Bescheid, ob du kommst, damit wir deinen Platz reservieren."
SMS-Version: "Erinnerung: Zusage für das Dinner am 10. April bis Do. Antworte J zum Kommen, N zum Absagen. Details: [Kurzlink]"
Nachfrage bei Vielleicht: "Du hast für den Workshop am 3. Mai 'Vielleicht' gewählt. Kannst du bis Montag mit Ja oder Nein antworten? Das Material wird nach der endgültigen Teilnehmerzahl bestellt."
Halte den Ton bei privaten Events warm und bei bezahlten Anmeldungen direkt, wenn keine Antwort entgangenen Umsatz bedeutet.
Die Einrichtung von Anmeldungen zu Events findest du in Modul zwei unter So erstellst du ein Anmeldeformular für Events. Für Nachfragen zu einzelnen Terminen statt Gruppenevents lies SMS-Terminerinnerungen im vorherigen Kapitel.
Häufige Fragen
Wann sollte ich die erste RSVP-Erinnerung senden?
Eine Woche vor deiner Antwortfrist ist ein guter Start. Schicke 48 Stunden vor der Frist eine kürzere letzte Erinnerung, um Menschen zu erreichen, die antworten wollten, es aber vergessen haben.
Sollten RSVP-Erinnerungen auch an Gäste gehen, die schon zugesagt haben?
Nimm bestätigte Gäste aus Erinnerungsmails heraus. Teile deine Liste auf, damit nur Menschen ohne Antwort und mit "Vielleicht" Nachfragen bekommen. Bestätigte Teilnehmer, die genervt werden, sagen womöglich aus Ärger ab.
Kann ich Zusagen über meine Website sammeln?
Ein Anmeldeformular für Events auf deiner Website sammelt Antworten an einem Ort. Mit WEMASY baust du Anmeldeseiten im Website-Builder und verschickst automatische RSVP-Erinnerungen für unvollständige Anmeldungen.
Wie unterscheidet sich eine RSVP-Erinnerung von einer Eventbestätigung?
Bestätigungen gehen an Menschen, die sich schon angemeldet haben, und wiederholen die Details des Events. RSVP-Erinnerungen jagen Menschen, die noch nicht geantwortet haben. Modul zwei behandelt Vorlagen für Bestätigungen in So erstellst du eine Vorlage für Bestätigungsmails.
Welcher Ton passt zu RSVP-Erinnerungen für kostenlose Events?
Bleib höflich und sachlich. Nenne die Frist, erkläre, warum die Zahl wichtig ist, und biete einen leichten Weg zum Absagen. Gäste, die nicht kommen können, ignorieren oft Nachrichten, die sich wie ein schlechtes Gewissen anfühlen.
Sollte ich in RSVP-Erinnerungen die Option Vielleicht anbieten?
Antworten mit Vielleicht verstärken die Unsicherheit. Wenn die Teilnehmerzahl die Kosten bestimmt, dränge im Text auf Ja oder Nein. Erlaubst du Vielleicht, schicke vor dem Abschluss der Planung eine zweite Nachfrage nur an diese Gruppe.